Für die Mitarbeitenden der Verwaltung bedeutete dies viel Arbeit. Denn bei der zeitkritischen Umstellung vom veralteten Intranet auf die moderne Kollaborations-Software Confluence galt es nicht nur, Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzuführen und Informationsstände zu vereinheitlichen. Es mussten auch rund 300 Redakteur*innen geschult werden, damit sie das neue Portal aktuell halten.
Gerade bei den thematischen "Self-Service-Seiten", auf denen alle Infos zu finden sind, bedeutete dies im Vorfeld viel Analyse. „Wir müssen individuelle und ganz unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche und Bedarfe der Forschenden in der Universitätsverwaltung mit vielen Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien und Verträgen passgenau übereinbringen“, erklärt Martina Flickinger-Pflüger aus dem Dezernat Personalmanagement. Dies zeige sich auch in der Vielzahl von unterschiedlichen Prozessen und notwendigen Formularen zur Organisation und Dokumentation der Vorgänge. So seien die Anforderungen an eine Einstellung von neuen Mitarbeitenden aus Drittmittelgelder beispielsweise ganz anders, als es bei einer Berufung von Professor*innen der Fall sei.
"Besonders wichtig war uns, dass die Informationen leicht verständlich sind. Deshalb wurden neue Seiten und Themen von dezentralen Freiwilligen aus den verschiedenen Ebenen der Hochschule auf Usability getestet“, erklärt Lena Zimmer von der Hochschulkommunikation. Gemeinsam mit Daniel Epple von der Zentralen Studienberatung und Sebastian Jaron vom Programm Digitalisierung administrativer Prozesse hat sie das Projekt in rund einem Jahr geleitet, bevor das alte Intranet abgeschaltet werden musste.
Das Portal dient als Wegweiser zu den Angeboten und digitalen Formularen der Universität. Viele Abteilungen haben die Umstellung genutzt, um Dienstleistungen per Mausklick zu starten, eigene Prozesse zu überdenken und zu vereinfachen, aber auch um Dienstleistungen für die Wissenschaftler*innen auszubauen.
So auch das Personaldezernat. "Wir haben unsere Angebote weitergedacht. Eine Maßnahme war, einen zusätzlichen Zugangsweg für die Anfragen der Forschenden und Mitarbeitenden zu schaffen, was wir durch eine zentrale Telefonnummer und eine zentrale Mailadresse erreicht haben. Bei vielen Fragen rund um das eigene Beschäftigungsverhältnis oder Personalthemen allgemein ist so ein einfacher Zugang zu uns möglich, der in einem ersten Schritt direkt weiterhelfen kann. Im Hintergrund haben wir ein Ticketsystem implementiert und eine direkte Zuordnung zu den einzelnen Sachbearbeiter*innen und Referent*innen, die dann passgenau die Anfragen bearbeiten können.“
Rund 3.600 Tickets gingen im ersten Quartal im Personaldezernat ein; hinzu kommen täglich Anrufe im zweistelligen Bereich. "Uns ist es wichtig, eine gute Erreichbarkeit sicherzustellen und im Kontakt zu sein. So melden sich die zuständigen Kolleg*innen mit der Ticketanfrage direkt in die Fachbereiche zurück, um komplexere Sachverhalte klären und zügig die Vorgänge weiter bearbeiten zu können“, so Flickinger-Pflüger.
Kanzler Holger Gottschalk sieht in dem Serviceportal einen wichtigen Beitrag der Verwaltung für effektive Forschung und Lehre an der Uni Bonn. "Wir wollen eine exzellente Verwaltung werden, denn nur so können wir unsere Forschenden und Lehrenden sowie alle anderen Beschäftigten gewinnbringend unterstützen und ihnen möglichst viel Zeit für ihre Kernaufgaben schenken. Mit dem rund um die Uhr zugänglichen Serviceportal lösen wir ein Versprechen auf dem Weg dorthin ein.“