Starke Partner für eine gemeinsame digitale Zukunft
Die digitale Transformation an der Universität Bonn ist in vollem Gange
Was macht für Sie eine gelungene Digitalisierung aus? Die Antworten aus den Fakultäten auf diese und ähnliche Fragen legen den Grundstein für die neue Digitalstrategie der Universität. Bereits jetzt gibt es viel zu tun: Überall entstehen in Forschung, Lehre und Verwaltung digitale Projekte, die Alltag und Arbeitsweise von Mitarbeitenden, Studierenden und Forschenden verbessern werden. Dabei arbeiten verschiedene Akteur:innen eng zusammen, um Visionen und Vorgaben umzusetzen. Wer sich um was kümmert, bei wem Sie Ihre Ideen, Wünsche und Projekte anbringen können und wo die Kompetenzen verortet sind, das erfahren Sie in diesem Überblick.
Seit 2019 steuert das Digital Science Center (DiCe) im engen Austausch mit dem Rektorat die digitalen Weiterentwicklungen in den Bereichen Forschung, Lehre und Service an der Universität. „Wir verstehen uns als strategisches Zentrum für die Entwicklung und Umsetzung einer Digitalstrategie,“ so Benjamin Seyfferth vom DiCe, „und deren stetiger Fortentwicklung.“
Denn bereits jetzt sei abzusehen, dass die Aufgaben konstant anwachsen werden.
Die Herausforderungen, vor denen die Universität steht, sind gewaltig: Das betrifft zum einen die Uni-eigene Arbeitsweise und Rolle der Verwaltung als Service-Einheit. „Wie bei jeder Behörde gilt es natürlich, interne Arbeitsprozesse zunehmend digital unterstützt abzuwickeln“, so Seyfferth – eine Aufgabe, die man gemeinsam mit dem Programm Digitalisierung administrativer Prozesse angeht.
Daneben gibt es zahlreiche Digitalprojekte in den Bereichen der Lehre und Forschung. „Hier gilt es, unseren Studierenden digitale Kompetenzen und Methoden zu vermitteln, neue digitalgestützte Lehr- und Lernformen zu entwickeln sowie innovative technologische Fortschritte in der Forschungsarbeit und der forschungsorientierten Lehre nutzbar zu machen“, weiß Carolin Müller, die zusammen mit Benjamin Seyfferth die DiCe-Aktivitäten koordiniert.
Heterogene Anforderungen
Die Bonner Universität ist mit über 47.000 Studierenden, Promovierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden eine große und komplexe Organisation „Universitäten sind, naturgemäß heterogen, was wissenschaftliche Disziplinen und deren Anforderungen sowie auch Strukturen angeht“, stellt Prof. Dr. Maren Bennewitz, Prorektorin für Digitalisierung und Informationsmanagement und Sprecherin des DiCe-Vorstands klar. Oft liefen ähnliche digitale Entwicklungen in verschiedenen Fakultäten, Instituten oder gar Abteilungen parallel, was zu Doppelstrukturen führt. Deshalb sei das DiCe ganz genau auf die Bedürfnisse und Gegebenheiten der Universität Bonn, ihrer Fakultäten und ihrer Serviceeinrichtungen zugeschnitten worden.
Ein Kernpunkt bei der Arbeitsweise des DiCe sei, größtmögliche Transparenz unter allen Akteur:innen bei Digitalisierungsaktivitäten herzustellen. Welchen Erfolg generell eine übergreifende Zusammenarbeit haben kann, zeigt das Beispiel der Matlab-Campuslizenz. Matlab ist ein Programm zur Lösung und Aufbereitung mathematischer Probleme. Früher kaufte jedes Institut einzelne Lizenzen ein. Die Folge: Hoher Personalaufwand und hohe Kosten. „Erst eine zentrale Struktur wie das DiCe hat es möglich gemacht, dass die verschiedenen unabhängigen Lizenzverträge der Institute in einer gemeinsamen Campuslizenz gebündelt werden konnten“, freut sich Seyfferth. Entscheidend sei dabei die Möglichkeit, fachübergreifend Finanzierung und Betrieb regeln zu können.
Digitalisierung tief verankern
„Die Universität kann nur erfolgreich sein, wenn die Fakultäten eine aktive Rolle in der Gestaltung der gemeinsamen Zukunft einnehmen“, ist sich Maren Bennewitz sicher. Eine Stelle für Digitalisierungsmanagement in jeder Fakultät ‒ so lautet die Formel für den Erfolg. Diese neuen Spezialist:innen arbeiten an der Schnittstelle zwischen den Fächern und den zahlreichen IT-Fachleuten in den Instituten, Dekanaten und zentralen Servicestrukturen.
Die Uni digital nach vorne zu bringen ist auch im Hinblick auf die nächste Runde des Exzellenzwettbewerbs wichtig. Aus den Visionen der Fakultäten und Ergebnissen aus den DiCe-Projekten soll eine umfassende Digitalstrategie entstehen und sich weiterentwickeln.
Wichtige DiCe-Projekte
Virtuelle Kollaboration
in der Lehre
Im Bereich Lehre ist erst kürzlich das Projekt ViCo ‒ das steht für Virtual Collaboration ‒ gestartet, welches durch das Prorektorat Lehre und das BZH verantwortet wird. Darin entstehen verschiedene Konzepte für die digitale Kleingruppenarbeit, darunter eine VR-Kollaborationsplattform
Forschungsdatenmanagement
Begleiter durch den Datendschungel: Das Forschungsdatenmanagement wird federführend von ULB und HRZ betreut und hilft Forschenden, ihre Daten abzulegen und zu strukturieren
Von Confluence bis CampusApp
Im Bereich uniweiter Service wurde mit den Atlassian Tools, unter anderem mit den Kollaborationstools Confluence und Jira, sowie Videokonferenzsystemen durch das HRZ neue Mittel für eine vertiefte Zusammenarbeit geschaffen. Der nächste Schwerpunkt ist eine multifunktionale CampusApp.
Sie haben eigene Anregungen oder Projektideen?
Die Digitalisierungs-Managementstellen sind an allen Fakultäten eingerichtet und werden nach
und nach besetzt. Wenden Sie sich mit Ihren Ideen und Anregungen an das Digitalisierungsmanagement Ihrer Fakultät oder auch direkt an das
DiCe (dice@uni-bonn.de). Alle Projekte und Ansprechpartner:innen finden Sie unter Confluence:
Auch die Verwaltung der Universität stellt sich den digitalen Herausforderungen. Das hat einerseits rechtliche Gründe: Bund und Länder haben durch ihre E-Government- und Onlinezugangsgesetze strikte Vorgaben aufgelegt, die es zu erfüllen gilt – oft verbunden mit einem engen Zeitrahmen. Andererseits ist es auch aus strategischer Sicht erklärtes Ziel, bis Ende 2025 alle Prozesse, bei denen dies möglich ist, ausschließlich digital zu bearbeiten. Hinzu kommt, dass Studierende, Forschende und auch Mitarbeitende der Universität durch die Digitalisierung anderer Lebensbereiche höhere Ansprüche an die Bildungsinstitution und den Arbeitgeber haben. Auch steckt in der Digitalisierung das Potential einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu unterstützen, indem u.a. Papier und Archivraum dauerhaft eingespart werden können. Zudem ermöglicht die digitale Zusammenarbeit das ortsunabhängigere Arbeiten und den jederzeit möglichen Zugriff auf relevante Informationen. Diese Flexibilisierung erlaubt eine schnellere Vorgangsbearbeitung und sorgt für eine höhere Nutzungszufriedenheit.
Mit der aufwändigen Umstellung auf SAP im Jahr 2019 wurden die Weichen für eine digitale Verwaltung gestellt. Derzeit erfolgt die fortlaufende Implementierung weiterer Funktionalitäten für den Ausbau des Systems in Form von verschiedenen Projekten.
Federführend dabei ist das Team des Programms Digitalisierung administrativer Prozesse, welches von Michael Prill und Silke Graffmann geleitet wird. „Das PDaP-Team tut alles, um die Verwaltung der Universität Bonn digital gut aufzustellen“, so Ann-Kathrin Uedickoven, Projektkoordinatorin im Team PDaP.
Derzeit wird die Roadmap für die Digitalisierung der administrativen Prozesse der Universität Bonn erarbeitet. Diese berücksichtigt einerseits die laufenden und bereits realisierten Digitalisierungsbestrebungen und die hochschuleigenen Anforderungen. Zudem nimmt sie die gesetzlichen Vorgaben in den Blick, die etwa durch das nordrhein-westfälische E-Government-Gesetz (EGovG NRW) und das bundesweite Onlinezugangsgesetz (OZG) festgelegt wurden. Diese legen fest, dass Verwaltungsdienstleistungen und Behördenkommunikation digital ermöglicht werden soll - und zwar bis Ende 2022 beim OZG, beim EGovG NRW bis spätestens Ende 2025.
Die Roadmap greift diese Anforderungen auf und bietet eine fundierte Basis für die Planung, Initiierung und Durchführung von IT- und Digitalisierungsvorhaben.
Die Roadmap greift diese Anforderungen auf und bietet eine fundierte Basis für die Planung, Initiierung und Durchführung von IT- und Digitalisierungsvorhaben.
Und die hat es in sich: Digitaler Reisekostenworkflow von der Genehmigung bis zur Abrechnung, verschiedene Self-Services für Mitarbeitende, elektronische Aktenführung und elektronisches Vertragsmanagement, einheitliche elektronische Personal- und Prüfungsakten, Datenaustausch im Erasmusprogramm bis hin zur elektronischen Anmeldung durch Eltern bei den Uni-Kitas: Hinter vielen dieser einzelnen Prozesse stehen Herausforderungen und Fragestellungen, die Verwaltungsmitarbeitende abteilungs-, einrichtungs- oder landesweit lösen müssen.
Für die Mitarbeitenden bleibt die digitale Umstellung eine Herausforderung, weil sie sich künftig regelmäßig an neue Abläufe anpassen müssen. Hierbei werden die beiden Personalvertretungen und weitere Gremien eng mit eingebunden. „Die Mitarbeitenden sollen hierbei aktiv mitgenommen und eventuell bestehende Ängste abgebaut werden“, so Michael Prill. Klar ist: Niemand muss sich Sorgen um seinen Arbeitsplatz machen.
Regelmäßige interne Schulungen wie aktuell bei der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung sind nur ein Part dabei. Hinzu kommen auch Aktivitäten wie das Netzwerk aus SAP-Ersthelfer:innen, die Mitarbeitende bei Fragen und Herausforderungen niederschwellig unterstützen.
Die Digitalisierungsroadmap
Welchen Digitalisierungsgrad haben die administrativen Prozesse in der Verwaltung? Welche Maßnahmen und Projekte müssen bis zu welcher Frist umgesetzt sein? Wie kann die digitale Transformation in der Verwaltung realisiert werden? In einem strukturierten Prozess befassen sich die Projektverantwortlichen und Fachexpert:innen mit diesen Fragen, um die Administration auf dem Weg der digitalen Transformation ein Stück voranzubringen. Im ersten Projektabschnitt wurden deshalb auf Grundlage von Interviews, Studien und Workshops zunächst erste Fokusprojekte für 2022 abgeleitet und in eine Roadmap überführt. Diese Roadmap beinhaltet Projekte, die zur Umsetzung des EGovG/OZG mit Fristsetzung bis Ende 2022 dienen und erste Grundlagen-/Kooperationsprojekte. In einem nächsten Schritt werden diese Projekte nun durch das PDaP angestoßen. Zudem wird die Entwicklung der Roadmap mit weiteren Digitalisierungsprojekten mit den aktuell geltenden gesetzlichen Fristen (EGovG) bis Ende 2025 fortgeführt. Wir stellen hier einige vor, und welche Vorteile Sie bringen. Weitere Informationen zur Roadmap finden Sie auf der Projekt-Confluenceseite.
Digitale Abwicklung der Reisekosten mit SAP
Eine echte Erleichterung soll die digitale Abwicklung der Reisekosten werden. Zwischen 15.000 und 20.000 Vorgänge inklusive Abschlägen, Dienstreisegenehmigungen und Rechnungen gab es außerhalb der Corona-Jahre. Statt einer Vielzahl an Anträgen in Papierform und aufwändigen postalischen Umlauf- und Genehmigungsverfahren kann die Abwicklung der Dienstreisen zukünftig für alle Beschäftigten der Universität Bonn bequem sogar von unterwegs erfolgen. Dies können Mitarbeitende über das erweiterte Fiori-Launchpad via Self-Service erledigen. Noch in diesem Jahr soll der Service zur Verfügung stehen – und Mitarbeitende in Forschung und Verwaltung stark entlasten sowie die Prozesse deutlich verschlanken und transparenter machen: Die Reisekosten können schneller erstattet werden und Mitarbeitende können genau nachverfolgen, welchen Status der Reisekostenvorgang gerade hat.
Elektronische Drittmittelakte / Rollout
Die Verwaltung der Universität arbeitet seit 2015 bei Drittmittelprojekten mit einem digitalen Aktensystem, der Elektronischen Drittmittelakte. Um doppelte Aktenführung zu vermeiden und damit Ressourcen freizusetzen, soll den Instituten der Zugriff via SAP digital auf diese gespeicherten Unterlagen und die darin enthaltenen Vorgänge ermöglicht werden, sodass sie diese nicht separat zusätzlich ablegen müssen. Dieser Zugriff wird zeitnah den Projektverantwortlichen zur Verfügung gestellt werden und ist eine Erweiterung des bisherigen Service. Federführend bei der Umsetzung ist die Abteilung 7.2 Drittmittelservice & Projektmanagement. Die elektronische Drittmittelakte ist ein Teilbereich der E-Akte, welche später eine zentrale Rolle innerhalb einer digitalen Verwaltung einnehmen wird.
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Aktuell wird die Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (E-Rechnung) an der Uni Bonn eingeführt. Da Bestellungen und Wareneingänge bereits digital erfasst werden, bildet die E-Rechnung den Lückenschluss zu einem medienbruchfreien Beschaffungsprozess an der Uni Bonn. Rechnungen können dann nach zentraler Digitalisierung/Erfassung im Externen Rechnungswesen direkt den entsprechenden Bestellungen zugeordnet und ohne weitere Bearbeitung gebucht und gezahlt werden. Zum Beispiel entfällt mit Einführung der E-Rechnung das Buchungsbegleitblatt. Dies wird zu einer Arbeitserleichterung bei den Mitarbeitenden in der Verwaltung, den Fakultäten und zentralen Einrichtungen führen. Das Dezernat 5 informiert gezielt über Schulungsangebote, die Zeitschiene der Ausrollung, sowie die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Die Macher
Wachsende Anforderungen für die Verwaltungs-IT
In der Vergangenheit waren die IT-Strukturen der Universität klar getrennt: Das „Dezernat 2“ kümmerte sich um die IT-Anforderungen der Verwaltung. Lehre und Forschung lagen eher in den Händen des HRZs sowie anderer Einrichtungen und Institute. Bereits in den letzten Jahren haben sich die Anforderungen an die Verwaltungs-IT deutlich erhöht. Exzellenzinitiativen, Bologna-Prozess und Hochschulfreiheitsgesetz bedeuteten neue Aufgaben, Arbeitsplätze und Kunden. Zugleich wuchsen die Anforderungen an den Betrieb und in diesem Zusammenhang an Datensicherheit, Verfügbarkeit und technischen Ausstattungen in hohem Maße. Diese Entwicklung dauert an. Neben dem weiteren Ausbau des SAP-Systems und der Einführung eines neuen Campusmanagementsystems stehen aktuell eine Vielzahl von Projekten zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Rahmen der Vorgaben des E-Government- und des Onlinezugangsgesetz im Fokus.
Gleichzeitig führt die Digitalisierung zu einer zunehmenden Dezentralisierung von Verwaltungsaufgaben insbesondere für Fakultäten und Einrichtungen. Das erfordert neue Informationsangebote und -wege: Neben der Einführung von SAP für die Rechnungsabwicklung gehören dazu beispielsweise ein neues Berichtswesen und Controlling-Verfahren oder die Einführung eines uniweiten Dokumentenmanagementsystems D3. „Viele große, anstehende Projekte sind daher keine reinen Verwaltungsprojekte für die Verwaltung mehr, sondern werden Auswirkungen auf die Arbeitsweisen in der gesamten Universität haben. Die Trennung der Kundschaft ist nicht mehr so klar“, so Dezernatsleiter Norbert Bauer. „Das bedeutet eine noch intensivere Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten IT-Einheiten.“
Das Hochschulrechenzentrum
Am Hochschulrechenzentrum kommt kein Universitäts-Angehöriger vorbei, ist es doch der zentrale IT-Dienstleister der Uni. Das HRZ kümmert sich um die großen, zentralen IT-Dienste. Dazu gehören Server, die Nutzerverwaltung mit Mailadressen, Plattformen wie das Campus-Management-System BASIS und eCampus, wo Lehrende für Kurse Materialien hinterlegen können. „Bei uns haben nahezu alle Mitglieder der Uni, Studierende, Mitarbeitende, freie Mitarbeitende, Gäste eine digitale Identität, die Uni-ID. Wir bilden dann die Klammer und verbinden im Idealfall zentral, dezentral und Verwaltung“, so HRZ-Direktor Dr. Rainer Bockholt. Angesichts der neuen Aufgaben ist das HRZ in den letzten zwei Jahren personell stark gewachsen. Das war auch nötig, denn neben Tagesgeschäft entstanden und entstehen weiter eine Vielzahl neuer Projekte, die durch das DiCe koordiniert werden und an denen man als HRZ (federführend) beteiligt ist. Zu diesen neuen größeren Aufgaben gehören das Kollaborationstool Confluence, die zentrale Forschungsdateninfrastruktur sowie oder das neue High Performance Computing Zentrum HPC. In der neuen digitalen Steuerung mit DiCe und PDaP sieht Bockholt daher eine große Chance für die digitale Zukunft der Universität – um die Anforderungen im IT-Bereich über alle Teile der Universität hinweg zu bündeln, zusammenzuhalten und zu verhindern, dass Dinge auseinanderlaufen
