Welche Aspekte sind Ihnen als Digitalisierungsmanagerin bei Ihrer Arbeit besonders wichtig?
Für mich geht es beim Digitalisierungsmanagement immer darum, Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern. Sich also Abläufe anzuschauen und nicht einfach eins zu eins zu eins umzusetzen wie sie aktuell sind, sondern sich zu fragen: Wie müsste denn idealtypisch der Prozess sein? Und dann ist Digitalisierung einfach das Hilfsmittel, diesen Prozess eben leichter, fehlerfreier oder transparenter zu machen, je nachdem, was halt gerade das Ziel ist oder welcher Prozess gerade digitalisiert werden soll.
Was sind die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen an der Universität und welche Lösungsansätze werden angestrebt?
Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung an der Universität Bonn ist die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Prozesse von der Fakultät bis zur Zentralverwaltung. Wenn Digitalisierungsprojekte erst bei der Zentralverwaltung ansetzen, bleiben die vorgelagerten fachbereichsspezifischen Prozesse außer Acht - aber auch hier fallen "Verwaltungstätigkeiten" an. Ein konkretes Beispiel ist die Personalvorgangsbearbeitung, bei der die Prozesse bereits mit der Erstellung der Stellenbeschreibung im Fachbereich beginnen: Dort finden die ersten Abstimmungen statt, sowohl fachbereichsintern als auch mit der Personalabteilung. Eine Software, die den Prozess unterstützen soll, muss daher den gesamten Workflow abbilden - von der Fakultät bis hin zur Zentralverwaltung.
Ein weiterer zentraler Lösungsansatz ist die Einführung eines umfassenden Rollen- und Rechtemanagements und einem verwandten Identity Management System als Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen. Derzeit müssen Berechtigungen in den jeweiligen Systemen einzeln gepflegt werden, was ineffizient und zeitaufwändig ist. Mit einem zentralen System könnten Berechtigungen einmal definiert und automatisch auf alle relevanten Systeme angewendet werden. Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit und Verzahnung zwischen den Fachbereichen und der zentralen Verwaltung aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg, um die Effizienz zu steigern und Doppelarbeit zu vermeiden.
Wir brauchen noch mehr Kolleg*innen, die diese Themen vorantreiben - im HRZ, im Programm Digitalisierung administrativer Prozesse und in den Fakultäten. Ich denke, es ist wichtig, dass wir als Hochschule noch mehr in die Zukunft investieren, um auch unsere Projekte schneller auf die Schiene zu bringen.
Wie wurde die Rolle der Digitalisierungsbeauftragten eingeführt und angenommen und welche Erfahrungen haben Sie in Ihrer bisherigen Tätigkeit gemacht?
Ich glaube, ich war tatsächlich die erste Digitalisierungsmanagerin, die an der Universität eingestellt wurde und das war natürlich am Anfang mit großen Fragezeichen verbunden. Was macht denn eine Digitalisierungsmanagerin überhaupt? Das war in der Zeit von Corona und da war der Fokus darauf gerichtet, hybride Lehre schnell zu ermöglichen. Das war dann eines der ersten Projekte, die ich in den ersten Wochen betreut habe. Das war super, weil ich mich gleich vernetzen konnte. Wir haben damals über 100 Professorinnen und Professoren unserer Fakultät geschult und dadurch bin ich halt auch in Kontakt mit meinen neuen Kolleg*innen gekommen.
Ich habe über 15 Jahre Erfahrung in der Wirtschaft, unter anderem im Personalmanagement. Ein Schwerpunkt war dabei, wie wir digitale Medien und Tools nutzen können, um Dinge zu vereinfachen. Diese Expertise kann ich auch an der Universität Bonn einbringen, um die Digitalisierung voranzutreiben. Die Universität ist natürlich viel dezentraler organisiert. Das verlangsamt Prozesse. Das ist zugegebenermaßen manchmal etwas unbefriedigend. Projekte dauern länger, die Budgets sind natürlich auch kleiner als in der freien Wirtschaft. Aber trotzdem finde ich, dass das auch den Reiz ausmacht, tatsächlich auch zu lernen. Und da lerne ich, dass es eben in jeder Fakultät, in jedem Fachbereich anders läuft und man dann einfach einen gemeinsamen Weg finden muss.
Ein Zielbereich der Digitalstrategie: Wissenstransfer und Gesellschaft
"Wir verändern den Transfer von Wissen und Kompetenzen zwischen uns und der Gesellschaft im Zuge ihrer digitalen Transformation" ist das Motto des zweiten Zielbereichs der Strategie. Dazu gehören auch die Service- und Beratungsstrukturen zu den Themen Forschungsdatenmanagement, Open Access und Open Educational Ressources oder Bemühungen, die wissenschaftliche Vernetzung in der europäischen Hochschulallianz NeurotechEU digital zu befördern.
Zur Digitalstrategie
Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation. Das Digitalisierungsmanagement der Fakultäten ist ein Teil des kontinuierlichen Strategieprozesses dieser Strategie, die sich inhaltlich in sieben Zielbereiche auffächert.